Protocollo, Fascicolo Elettronico e Conservazione Digitale

La corretta gestione e conservazione dei documenti informatici nella PA

Obiettivi & Programma

La digitalizzazione dell'ente porta con sé responsabilità nuove e concrete: il cittadino ha ora il diritto di accedere online al fascicolo del proprio procedimento e di scaricare i documenti conservati dall'ente. Questo impone procedure di archiviazione rigorose, metadati corretti e un sistema documentale progettato per garantire riservatezza, immodificabilità e reperibilità nel tempo.
Un archivio polverizzato, privo di metadati obbligatori o non conforme alle Linee Guida AgID espone l'ente a documenti irreperibili, fascicoli incompleti, violazioni del GDPR e conservazione illegittima di dati personali oltre i termini previsti
Il corso si pone l'obiettivo di illustrare le regole tecniche delle Linee Guida AgID (allegato 5) e tradurle in procedure operative concrete: registrazione, fascicolo, conservazione, privacy e accesso riservato dall'interno e dall'esterno dell'ente.
- Registrare a protocollo i documenti informatici garantendo immodificabilità e riferimento temporale certo
- Gestire i casi particolari: file cifrati, documenti in cloud condiviso, trasmissioni con link
- Tenere correttamente i repertori particolari interni e l'archivio unico dell'ente
- Formare e gestire fascicoli elettronici con i metadati obbligatori dell'allegato 5 AgID
- Garantire al cittadino l'accesso online al fascicolo del procedimento (art. 41 CAD)
- Gestire conservazione, tempi di scadenza e diritto all'oblio in modo conforme al GDPR
- Valutare rischi e criticità del servizio di conservazione in outsourcing

Argomenti

Il quadro normativo e il sistema di gestione documentale
• Le Linee Guida AgID su formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
• Gli adempimenti concreti per l'ente: cosa deve fare e entro quando
• Requisiti e finalità del SEGID: il sistema elettronico di gestione informatica dei documenti
• Il set di metadati minimi obbligatori: l'allegato 5 delle Linee Guida AgID

Registrazione a protocollo e immodificabilità
• Il requisito di immodificabilità del documento informatico: come garantirlo
• Quali documenti vanno registrati a protocollo e quali no
• La tenuta a norma dei repertori particolari interni
• Casi particolari: registrazione di file cifrati, documenti in cloud condiviso, trasmissioni con link
• Il riferimento temporale certo: strumenti e procedure

Dall'archivio polverizzato all'archivio unico
• La sedimentazione ordinata dei documenti e le aggregazioni documentali
• Soluzioni applicative e aspetti gestionali per costruire l'archivio unico dell'ente
• Il fascicolo elettronico: metadati obbligatori (allegato 5), struttura e tenuta
• Servizi online e accesso del cittadino al fascicolo del procedimento (art. 41 CAD)

Conservazione digitale: aspetti giuridici e operativi
• Il valore giuridico della conservazione dei documenti informatici
• Le procedure da adottare e le criticità del servizio di conservazione in outsourcing
• Conservazione ai fini amministrativi e conservazione storica: differenze e obblighi
• Il diritto all'oblio e l'obbligo di indicazione dei tempi di conservazione
• Il manuale di conservazione dell'ente: struttura e contenuto minimo

Destinatari

Funzionari e responsabili delle singole aree, che trattano e gestiscono documenti informatici

Docente

Ciabatti Cesare
Consulente e Formatore in materia di e-government e digital trasformation

Quota di Iscrizione

Enti Pubblici / Aziende / privati

400,00€

Ente abbonato al portale Paefficace

(Sconto del 15% sul prezzo di ~~400,00€~~)

340,00€

I prezzi si intendono + Iva 22%. La quota è esente IVA ai sensi dell’Art. 10 D.P.R. 633/72, se la fattura è intestata ad Ente Pubblico. Bollo € 2,00 (ex art.1196 c.c.) ed eventuali spese bancarie per bonifico, a VS carico.

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Note organizzative

L'adesione al corso in webinar comprende: accesso tramite piattaforma ZOOM, documentazione in formato elettronico, iscrizione Formel club. La quota di adesione è riferita al singolo partecipante che riceve credenziali univoche e non cedibili a terzi. Durante la diretta, sarà possibile porre quesiti al Docente (domande singole/richieste di chiarimenti, inerenti esclusivamente gli argomenti trattati). Il webinar verrà registrato, e sarà visualizzabile per 3 mesi, per un massimo di 3 volte. Visualizza tutto >>

Codice Corso: 2026C088/B

Modalità Webinar

Si potrà potrà seguire il webinar in diretta tramite l'applicazione Zoom. I corsi saranno interamente registrati, e resi disponibili per la visione in differita

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