Corso Selezione e scarto documenti in ambiente digitale

La selezione e lo scarto in ambiente digitale sono processi fondamentali della gestione del ciclo di vita dell'informazione, parte integrante della gestione documentale.
La transizione al digitale ha introdotto nuove sfide legate al volume esponenziale dei dati, all'obsolescenza tecnologica e ai requisiti legali imposti dalla legge per assicurare autenticità e integrità a lungo termine come previsto dal CAD e dalle regole tecniche di cui alle LLGG AgID.
Pur avendo punti di contatto con l'analogico, come i principi di base dell'archivistica, la dipendenza da piani di conservazione, la selezione e lo scarto in ambiente digitale presentano criticità uniche che rendono tali attività più complesse rispetto alla carta.
In particolare, le criticità riguardano la complessità tecnologica, la necessità di standard specifici e longevi (come il formato PDF/A) per evitare problemi di obsolescenza tecnologica che potrebbero rendere i documenti illeggibili in futuro e l'adozione di un sistema di conservazione digitale a norma e di strumenti come la firma digitale e la marca temporale che "bloccano" il documento nella sua forma, contenuto e tempo, garantendone l'immodificabilità.
A questo si aggiunge la scarsa competenza digitale dei dipendenti pubblici: non tutti hanno le stesse competenze per usare la tecnologia in modo critico e per distinguere le informazioni affidabili da quelle false, creando un divario digitale e una potenziale perdita di informazioni.
Il rischio concreto cui si può andare incontro è la perdita di informazioni di valore storico o legale se gli oggetti digitali non sono gestiti correttamente e se non si hanno le competenze necessarie per discernere quali informazioni sono affidabili, portando a una frammentazione della conoscenza.
Le aziende e la pubblica amministrazione sono tenute a seguire normative stringenti per la conservazione dei documenti, come la redazione di un "Piano di conservazione" necessariamente integrato con il piano di classificazione, che definisca procedure chiare, uniformi e condivise per la conservazione dei documenti digitali e l'implementazione di processi di conservazione e scarto che garantiscano la validità legale dei documenti nel tempo.
Con l'avvento del GDPR, la distruzione sicura dei dati digitali diventa cruciale per prevenire violazioni della privacy, atteso che la semplice "cancellazione" non è sempre sufficiente; sono necessari metodi specifici come la sovrascrittura o la distruzione fisica dei supporti.
In attuazione del principio della proporzionalità, va rivalutato lo scarto che, quando eseguito correttamente, può essere un'operazione di valorizzazione che permette di conservare solo i documenti più rilevanti per il futuro, evitando una dispersione inutile di dati, con perfetta compliance con la normativa sulla tutela dei dati personali.
Durante il webinar si porrà l'accento sulla necessità di definire procedure chiare e condivise per la conservazione dei documenti digitali, sull'importanza di una competenza digitale critica per evitare la sovrabbondanza di informazioni non verificate e sull'esigenza di implementare le attività di conservazione e scarto affinché garantiscano la validità legale dei documenti nel tempo.
La ridondanza dei dati digitali grazie alla facilità di duplicazione dei dati rende fondamentale l'identificazione del repository finale di conservazione prima di operare lo scarto, che è spesso guidato dal GDPR e richiede documentazione specifica.