Corso Come organizzare Cerimonie, Ricorrenze, Eventi

1. Le Basi Solide:

Dove Mettere i Piedi: Il Quadro Normativo Essenziale
- Cosa analizzare: Non un elenco noioso di leggi, ma solo le 3 norme fondamentali che tutti i discenti devono conoscere. Focus su "dove trovare le regole" e come interpretarle per il proprio Ente. - Strumento Pronto: Una "Mappa delle Fonti Normative" schematica e chiara. 

La Check-List Definitiva: Dall'Idea all'Evento
- Scomposizione di un evento in fasi cronologiche (ideazione, pianificazione, esecuzione, post-evento). Focus sul cronoprogramma e su chi fa cosa dentro l'Ente.

Chi invito alla Cerimonia ed in che modo (non dimenticando nessuno)
La forma corretta di un invito istituzionale (formule, titolature, grafica, posizionamento logo e firma). La differenza tra posta cartacea, PEC e email. Cosa mettere e cosa non mettere mai. Come gestire la formula “RSVP.”

L'Invito che Non Si Può Rifiutare: Comunicazione Formale e Ufficiale
L'elenco, aggiornato, delle personalità da invitare SEMPRE. Le prime autorità, le seconde, gli inviti “secondo l'oggetto della cerimonia”.
Il RECALL o “sollecito di conferma”: strumento essenziale, detto anche: chiamata di cortesia e necessità che chiude il cerchio tra l'invito formale e la risposta mancante, garantendo il successo organizzativo di un evento pubblico.

2. Il "Copione" dell'Evento

La Scaletta-Protocollo
- Come si costruisce una scaletta dettagliatissima dell'evento (orario, attività, arrivo ed accoglienza degli invitati, chi parla e per quanto tempo, note per il tecnico audio, percorso, controlli, ordinanze, sicurezza personalità ed impianti).
È il documento più importante da ‘costruire' sempre!  Esempio di una scaletta per una festività nazionale (25 Aprile – Festa della Repubblica ecc…).

Accoglienza e Gestione Ospiti: dalla stretta di mano alla guida in sala o all'aperto…
- Protocollo di accoglienza (chi accoglie chi, dove, come). Gestione dei "passaggi di consegne" tra il ‘pool' del Cerimoniale. Come trattare gli ospiti "scomodi" o non previsti. Simulazione: "Cosa dire, e come si appella un'autorità al suo arrivo".
- Strumento Pronto: Diagramma di flusso per l'accoglienza.
Anticipare l'imprevisto: Il Piano B
- Cosa eviscerare: Analisi dei rischi più comuni (ritardi di autorità, non presenza di ospiti che hanno confermato, autorità che hanno declinato l'invito ma che si presentano, malori, protesta, maltempo, contestazioni). Definizione di un piano di contingenza semplice. Chi prende decisioni immediate sotto stress?

L'ABC delle Precedenze: Evitare l'imbarazzo
- La gerarchia istituzionale pratica (Chi saluta per primo? Chi si siede dove?). Gestione dei casi più comuni e degli "scontri" (es.: Prefetto vs. Presidente della Provincia, Autorità religiose vs. civili). Esempio pratico: Stesura guidata di un ordine di precedenza per una cerimonia.
- Imprevisti sempre presenti in una Cerimonia

3. La Macchina Organizzativa

Logistica e Allestimento: Vessilli, Segnaletica e Posti a Sedere
- Posizionamento bandiere (italiana, europea, comunale) in diverse situazioni (palco, sala evento, esterno). Come allestire un tavolo di presidenza. Planimetrie e disposizione degli ospiti. Gestione di spazi "difficili".
- Strumento Pronto: Galleria di immagini esemplificative (giusto vs. sbagliato) e schema per planimetrie.
 
 4. La Comunicazione durante l'Evento: Dalla Rassegna Stampa al Social Live
- Cosa sottolineare: Come gestire ufficio stampa e fotografo ufficiale. Cenni al protocollo sociale (cosa postare e cosa no in diretta). Gestione dei discorsi ufficiali (chi li prepara, come revisionarli, la durata). La conferenza-stampa che presenta l'evento
- Strumento Pronto: Checklist per l'ufficio stampa.
 
Esercitazione Pratica Finale
Simulazione: Organizzare dall''A' alla ‘Z' il 2 Giugno. la Festa della Repubblica, la Festa patronale (per quanto attiene l'Ente locale)
* Obiettivo: Mettere in pratica tutti gli strumenti ricevuti, con correzione feedback in diretta