Corso Protocollo Informatico e le nuove Linee guida
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Protocollo Informatico e le nuove Linee guida
in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
Modalità per la formazione di documenti digitali giuridicamente rilevanti, la loro corretta registrazione e fascicolazione nel protocollo informatico
Obiettivi & Programma
La progressiva migrazione al digitale di servizi online
e dei processi amministrativi sottostanti generano documenti informatici che
necessitano di essere formati con requisiti adeguati a conferire valore
giuridico probatorio all'atto o fatto rappresentato, nonché garantire la
corretta ed ordinata sedimentazione del documento in archivio in fascicoli e
repertori e l'invio al sistema di conservazione.
Le nuove Linee guida in
materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici in
vigore dal 7 giugno 2021 prevedono l'adozione di un sistema elettronico di
gestione dei documenti, ovvero un'evoluzione del protocollo informatico,
costituito dal registro di protocollo e da tutti i repertori interni
indispensabile non solo per garantire l'unicità dell'archivio e quindi la
completezza dei fascicoli elettronici, ma anche conferire la caratteristica di
immodificabilità e un riferimento temporale certo anche a tutti i documenti
informatici interni.
Il corso intende descrivere le
procedure da adottare per adeguare il protocollo informatico alle nuove Linee
guida e suggerire soluzioni operative per implementare un sistema elettronico di
gestione informatica dei documenti indispensabile per gestire il passaggio al
digitale dell'ente.
Argomenti
• Le principali novità delle linee guida
- La scelta dei formati nella formazione dei documenti
- I documenti ricevuti e i formati accettati
- I formati deprecati per la conservazione e il registro di riversamento
- Dall'obbligo di classificare a quello di fascicolare
- Diritto all'oblio e periodo di conservazione
• La formazione del documento informatico
- Le quattro modalità di formazione del documento amministrativo informatico
- Documento statico e viste documentali: il documento come insieme di dati
- L'utilizzo della Modulistica elettronica nella formazione dei documenti
- Le modalità per garantire l'immodificabilità del documento informatico
- La formazione dei registri e repertori interni
• La gestione del documento amministrativo informatico
- Dal protocollo informatico al sistema elettronico di gestione informatica
dei documenti
- L'identificazione univoca del documento
- Immodificabilità del documento informatico e registrazione nel sistema
documentale
- Archivio unico e archivio polverizzato
- Dalla classificazione all'obbligo di archiviare in fascicoli e repertori
elettronici
- Classificazione e massimario di scarto: il diritto all'oblio e tempi di
conservazione
- Misure di sicurezza e riservatezza dei dati personali nel sistema elettronico
di gestione informatica dei documenti
- Le aggregazioni informatiche e archivio: le serie documentali i repertori e i
fascicoli
- Manuale di conservazione: i punti da aggiornare
• Le tipologie documentarie e i metadati descrittivi
- Del documento amministrativo informatico oggetto di protocollo generale
- Del documento amministrativo informatico generico oggetto di registrazione
particolare
- Del documento informatico con rilevanza tributaria – fatture
- Dei fascicoli elettronici
- Del registro di protocollo, dei repertori documentali e fiscali
Destinatari
Tutti i soggetti interessati alla formazione di documenti amministrativi informatici a norma e alla loro corretta archiviazione al fine di garantire l'accesso in modalità riservata e sicura all'archivio digitale dell'ente anche in modalità smart working. Il responsabile archivio e protocollo, i referenti per la privacy e la protezione dei dati personali nelle PA - Responsabili ed incaricati nelle PA per il trattamento dati personali - Responsabili e dipendenti dei servizi informatici - Referenti uffici URP e Trasparenza - Dirigenti
Codice Corso: 2021C127/E
